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Mantener la agenda de los directivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc. Asistir a las reuniones para hacer las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas. Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: compra de pasaje, reservación de hotel, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc. Llevar a cabo las actividades encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de los directivos, comités y juntas de directores. Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan seguros. Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada. Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución. Preparar respuestas a la correspondencia. Supervisar el uso de los suministros de oficina y realizar la compra y distribución de los mismos. Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible. Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, brindando además la asistencia correspondiente en el área de contabilidad. Realizar tareas generales de oficina, como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad. Establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas como de la organización.
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